Jak rekrutować pracowników zgodnie z RODO? Co powinieneś wiedzieć, aby prawidłowo przygotować obowiązek informacyjny dla kandydata do pracy.

Każdy podmiot gospodarczy przetwarzający dane osobowe osób fizycznych, w tym kandydatów do pracy, traktowany jest w świetle Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego oraz Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46 WE ( w dalszej części zwane RODO), jako administrator danych. Administratorem w rozumieniu RODO jest osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny lub jakakolwiek inna jednostka organizacyjna lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innym podmiotem ustala cele i sposoby przetwarzania danych. W świetle powyższej definicji administratorami będą, zatem takie podmioty jak spółki prawa handlowego (niezależnie od tego czy są to spółki osobowe, czy kapitałowe), spółdzielnie, stowarzyszenia, fundację, wspólnoty mieszkaniowe, banki, przedsiębiorstwa państwowe, a także osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą na własny rachunek, o ile tylko przetwarzają dane osobowy. Każdy z tych podmiotów albo prowadził kiedyś rekrutację pracowników albo będzie ją prowadził. Do niedawna jeszcze czynności te były stosunkowo nieskomplikowane. Pracodawca zamieszał w prasie lub internecie ogłoszenie o rozpoczęciu rekrutacji na dane stanowisko, określał mniej lub bardziej obszernie zakres informacji, które zamierza uzyskać od kandydata do pracy, a zainteresowany przesyłał swoje CV, ofertę pracy a czasami i list motywacyjny wyrażając przy okazji swoją zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. Przesyłane w ten sposób dane wykraczały niekiedy poza zakres danych osobowych wymaganych od kandydata do pracy zgodnie z art.22¹ kodeksu pracy, ale jeśli kandydat do pacy przesłał je dobrowolnie, udzielając zgody na przetwarzanie swoich danych, nie stanowiło to problemu. Wejście w życie przepisów RODO zmieniło tę sytuację, chociażby w tym znaczeniu, że wprowadziły nowy obowiązek po stronie pracodawcy a mianowicie obowiązek informacyjny, o którym mowa m.in. w art. 13 RODO. Zgodnie z tym przepisem, jeśli dane osobowe, osoby, której dane dotyczą ( w tym przypadku kandydata do pracy) są zbierane od tej osoby (w przypadku rekrutacji, co do zasad tak jest) administrator podczas pozyskiwania danych osobowych podaje jej wszystkie informacje określone w art.13 RODO. Obowiązek informacyjny powinien być, przekazany osobie aplikującej na dane stanowisko przy pierwszym kontakcie z tą osobą. Przykładowo można je zamieścić w ogłoszeniu o rozpoczęciu rekrutacji lub w odpowiedzi na ofertę pracy przesłaną przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, jeśli inicjatywa nawiązania relacji pochodzi od kandydata do pracy. Można go przekazać w formie pisemnej( np. w ogłoszeniach prasowych) lub w formie elektronicznej (na portalach pracy lub stronie www podmiotu rekrutującego).

Co powinien zawierać obowiązek informacyjny (klauzula informacyjna) dla kandydata do pracy. Poniżej dla ułatwienia podamy przykładowe brzmienie zapisów, jakie można umieścić w takiej klauzuli.

Na wstępie można w sposób ogólny podać informację na temat przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektyw 94/46 WE oraz informację o podstawie prawnej obowiązku informacyjnego. Informacja taka może mieć przykładowo następującą treść:

Zgodnie z art.13 ust.1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektyw 94/46 WE (dalej zwane RODO) w związku z pozyskaniem Twoich danych dla celów rekrutacji niniejszym informujemy o zasadach przetwarzania Twoich danych osobowych.

Następnie podajemy informacje na temat zasad i warunków przetwarzania danych.

Po pierwsze informację na temat administratora danych – przykładowo

1.Administratorem Twoich danych jest XXXX Sp. z o.o. z siedzibą w ________ adres ________, KRS __________. Możesz się z nami skontaktować :

1. w sposób tradycyjny za pośrednictwem poczty wysyłając list na adres _____________,
2. drogą elektroniczną na adres e-mail : biuro@xxxx.pl,
3. telefonicznie na numer :

Po drugie, jeśli pracodawca wyznaczył u siebie Inspektora Ochrony Danych dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych^(*).

2.Pragniemy poinformować Ciebie, że wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych. Jest to osoba, z którą możesz się kontaktować we wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych a także dotyczących korzystania przez Ciebie z prawa związanych z przetwarzaniem danych. Z Inspektorem Ochrony Danych możesz się kontaktować:

a/ w sposób tradycyjny za pośrednictwem poczty wysyłając list na adres _____________,

b/ drogą elektroniczną na adres e-mail: IOD@xxxx.pl,

c/ telefonicznie na numer ______________

Po trzecie w obowiązku informacyjnym należy podać cele przetwarzania oraz podstawę prawną przetwarzania.

3.Pragniemy poinformować Ciebie, że Twoje dane osobowe będą przez nas przetwarzane w następujących celach:

• w celu oceny Twoich kwalifikacji zawodowych do pracy na stanowisku, na które aplikujesz,
• w celu oceny Twoich umiejętności i zdolności potrzebnych na stanowisku pracy, na które rekrutujesz,
• w celu oceny, czy Twoje kwalifikacje nie byłyby przydatne na innym stanowisku pracy o ile podjęlibyśmy decyzję o takiej rekrutacji^(*),
• w celu dokonania wyboru osoby, którą zatrudnimy u nas.

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych jest :

• obowiązujące przepisy prawa a więc art.22¹ Kodeksu pracy, który upoważnia nas do przetwarzania Twoich danych w celu zawarcia umowy o pracę w zakresie takich danych jak: Twoje imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia (podstawa prawna Art. 6 ust.1 lit. c RODO);
• Twoja zgoda -jeśli w swoim CV, ofercie pracy lub liście motywacyjnym przekazujesz nam inne dane niż wymienione w pkt 1 powyżej (np. przekazujesz nam swój wizerunek, adres e-maila lub numer telefonu komórkowego) to podstawą przetwarzania przez nas tych danych będzie Twoja zgoda (podstawa prawna Art. 6 ust.1 lit. a RODO);
• Prawnie uzasadniony interes Administratora – w trakcie procesu rekrutacji możemy być zainteresowani przeprowadzaniem z Tobą rozmowy kwalifikacyjnej ewentualnie poprosić Ciebie o rozwiązanie określonych testów kwalifikacyjnych. Mamy uzasadniony interes w tym, aby wykorzystując dane pozyskane w trackie takiej rozmowy kwalifikacyjnej lub testu sprawdzić Twoje umiejętności i zdolności i ocenić czy jesteś odpowiednią osobą na stanowisko, na które poszukujemy pracownika (podstawa prawna Art. 6 ust.1 lit. f RODO).

Po czwarte w klauzuli informacyjnej należy wskazać okres przechowywania danych osobowych.

4.Twoje dane osobowe będą przez nas przetwarzane przez okres _______ miesięcy od dnia zakończenia rekrutacji na stanowisko, na które aplikujesz/Jeśli natomiast wyrazisz zgodę(może to uczynić np. przesyłanym nam CV) na to aby Twoje dane będą przetwarzane również dla potrzeb ewentualnych przyszłych rekrutacji wówczas Twoje dane będą przez nas przetwarzane przez okres ______ miesięcy od wyrażenia przez Ciebie zgody ^(*).

Po piąte w klauzuli informacyjnej należy zawrzeć informację na temat odbiorców danych.

5.Odbiorcą Twoich danych osobowych będą również: podmioty świadczące usługi pocztowe lub usługi kurierskie w przypadku kierowania do Ciebie korespondencji związanej z rekrutacją na stanowisko, na które aplikujesz, a także nasi dostawcy, którym zlecimy usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych przykładowo dostawy usług IT, z tym, że podmioty takie przetwarzają Twoje dany na podstawie zawartej z nami umowy i tylko zgodnie z naszymi poleceniami.

Więcej informacji na ten temat uzyskasz tutaj.